Cinco orígenes. Una sola bandeja.
Los comprobantes de compra llegan por Drive, por la carpeta del escáner, por la web, por el celular y por WhatsApp. GenIA los recibe por los cinco lados, los deja en una única bandeja y carga los datos sin que nadie tipee. Después un auditor controla, una persona aprueba, y recién ahí entran al ERP.
Todo lo que entró hoy, de donde haya venido.
Hoy llegan por todos lados
Y en algún momento del mes alguien se sienta a cargarlos uno por uno.
Las facturas llegan por cinco lados.
Y alguien las tipea.
El problema no es que falte un sistema. El problema es que cada comprobante entra por un canal distinto y ninguno de esos canales habla con el ERP.
El que compra recibe la factura por WhatsApp. El proveedor grande la deja en Drive. El escáner de administración tira PDF a una carpeta de red. El chofer vuelve con el tique de combustible en el bolsillo. Y lo que llega en papel queda arriba del escritorio hasta que alguien lo levanta.
Cuando llega el cierre, una persona junta todo eso y lo transcribe. Ahí se pierde el tiempo, y ahí se cuelan los errores.
Comprobantes de octubre
Para cargar al ERPCinco orígenes, una sola entrada
No le pedimos a nadie que cambie cómo trabaja. Cada canal que ya usás se convierte en una puerta de entrada a la misma bandeja.
Lo guardan en Drive. Entra solo.
Elegís la carpeta de Drive donde el equipo ya deja los comprobantes. GenIA la mira, detecta lo nuevo y lo trae a la bandeja. Nadie tiene que reenviar nada ni aprender un lugar distinto para guardar.
Funciona con la carpeta que ya tenés armada
Lo que sale del escáner, también.
El escáner de administración sigue haciendo exactamente lo que hace hoy: dejar el PDF en la carpeta compartida del servidor. GenIA lee esa carpeta y levanta cada escaneo apenas aparece.
Sin tocar la configuración del escáner
Arrastrás el PDF. Listo.
Para lo que llega suelto por mail o para el comprobante que alguien tiene en su escritorio: se arrastra al navegador y entra a la bandeja. Acepta PDF, JPG y PNG.
Sin instalar nada
Una foto del ticket, desde el celular.
El que está en la calle encuadra el tique y lo manda. Combustible, peajes, compras chicas: todo lo que antes volvía arrugado en el bolsillo entra el mismo día, desde donde esté.
Resuelve el comprobante en papel
Llega por WhatsApp. La confirmación sale sola.
El proveedor manda la factura al WhatsApp de la empresa como siempre. GenIA la recibe y le contesta en el momento: comprobante, número, importe y que quedó en revisión. El proveedor deja de llamar para preguntar si llegó.
Respuesta automática al proveedor
En una sola bandeja.
Venga de donde venga, cada comprobante aparece en la misma lista, con el chip que dice por dónde entró. Administración deja de ir a buscar a cinco lugares y mira uno solo.
Con el origen siempre a la vista
De la bandeja al ERP en cinco pasos
La máquina hace lo tedioso. Las decisiones las toman personas, y queda registrado quién tomó cada una.
Bandeja
Todo lo que entró por los cinco orígenes aparece en una sola lista, con el canal de origen identificado.
Lectura
GenIA extrae del comprobante el proveedor, el tipo, el número, el CUIT, el CAE, el detalle y los totales.
Control
Un usuario con rol auditor revisa lo que leyó el sistema, corrige si hace falta y deja constancia de los controles.
Aprobación
Quien tiene la facultad de aprobar decide: aprueba o rechaza. La lectura sugiere, pero no decide.
ERP
Recién cuando está aprobado se imputa al ERP, con el proveedor y las cuentas que corresponden.
Los datos se cargan sin tipear
Lo que antes era transcribir campo por campo, ahora llega leído del propio comprobante.
Deja de ser carga de datos. Pasa a ser revisión.
GenIA lee el comprobante — sea un PDF nativo, un escaneo o la foto de un tique — y completa los campos solo. La persona de administración ya no transcribe: mira lo que se leyó y confirma.
- Proveedor, tipo y número de comprobante
- CUIT del emisor y fecha de emisión
- CAE y su fecha de vencimiento
- Detalle de ítems con cantidades e importes
- Neto, IVA discriminado y total
Mangueras Andinas S.R.L.
Leído del PDFLa lectura sugiere. Decide una persona.
Ningún comprobante entra al ERP porque el sistema lo haya leído bien. Entra porque alguien lo controló y alguien lo aprobó.
Propone
Lee el comprobante y completa los campos. Todo lo que propone queda marcado como leído, no como confirmado.
Controla
Una persona con rol auditor revisa el comprobante contra lo que leyó el sistema, corrige lo que haga falta y deja asentados los controles. Hasta que ese paso no está hecho, el comprobante no avanza.
Decide
Quien tiene la facultad aprueba o rechaza, viendo el comprobante, el importe, el origen y el resultado de los controles. Queda registrado quién aprobó y cuándo.
Imputa
Solo lo aprobado se registra. Nada se imputa por detrás de una persona.
Mangueras Andinas S.R.L.
Para revisarAprobado, entra solo al ERP
El último tramo tampoco se tipea: el comprobante aprobado se imputa con el proveedor y los importes que ya fueron controlados.
Comprobante de compra
ERPUn minuto después de aprobarlo, ya está registrado.
El comprobante que entró por WhatsApp a las 10:42 quedó imputado a las 10:47. En el medio no hubo nadie transcribiendo un CUIT ni buscando el código de proveedor.
Y queda la trazabilidad completa: por dónde entró, qué leyó el sistema, quién lo controló, quién lo aprobó y a qué hora se imputó. Si alguien pregunta en una auditoría, la respuesta está en la ficha del comprobante.
Para quién es
Cuanto más dispersa está la recepción de comprobantes, más se nota la diferencia.
Construcción y minería
Obras y yacimientos lejos de la administración, con compras y combustible que se rinden desde el campo.
Logística y transporte
Tiques de combustible, peajes y reparaciones en ruta que hoy vuelven en el bolsillo del chofer.
Comercios con sucursales
Cada local recibe sus propios comprobantes y hay que consolidarlos en una sola administración.
Industria y agro
Muchos proveedores chicos que mandan la factura por WhatsApp y muchos insumos que entran por remito.
Estudios contables
Reciben comprobantes de decenas de clientes por todos los canales imaginables, todos los meses.
Cada comprobante, de donde venga, en un solo lugar
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